進入第三週，我們要從技術實作轉換到專案管理的戰場啦！
首先問問大家，你有想過，大多數成功的專案，他們都有的共通點是什麼嗎？那就是一場 (或幾場) 成功的「需求訪談」。
作為 PM，我們的核心職責並不是一味的展示產品有多厲害、功能多強，而是要能夠做到有效的 「傾聽與提問」。

你是銷售員還是醫師？

一場成功的需求訪談，就像是醫師的問診。
一位好醫師，不會在病人進到診間剛坐下的第一秒就說：「我看你嘴唇發白、腳步虛浮，吃這個功能強大、什麼都能治的特效藥就對了！」像這種地下電台賣藥的主持人才會講的話。
而是會先問：「今天有哪裡不舒服？什麼時候開始的？最近有的作息或飲食有改變嗎？有沒有其他不舒服？」

而 PM 的角色也正是如此。我們的目標不該定焦於賣出產品，而是要去提供客戶一份能解決他們的問題 (Pain Point) 的解決方案 (Solution)；要想提出最貼近需求的方法就來自於精準的「需求訪談」(Requirements Gathering)。

需求訪談三層式架構 ( 以電子簽名系統導入為例)

第一層：文件與簽署流程（Scope & Use Case）
重點：釐清文件類型、流程複雜度、簽署角色與文件生命週期

• 「您目前最常需要簽署的文件類型有哪些？它們是否有固定格式或特定欄位規則？」
• 「目前的紙本簽署流程中，通常會經過幾位簽署者？順序是固定的還是視情況調整？」
• 「這些文件簽署後，通常會怎麼處理？例如掃描存檔、影本回傳、人工歸檔等？」
• 「是否有需要多人協同簽署的情境？例如會簽、平行簽、加註意見等等？」

第二層：系統與整合需求（System & Integration）
重點：釐清技術可行性、資訊流程、以及串接需求

• 「簽署完成的文件您期望能儲存在什麼位置？例如公司內部檔案伺服器、雲端儲存（Google Drive / SharePoint）或我們的 DB？」
• 「貴公司目前有使用什麼內部系統？（例如 HIS、ERP、CRM、人資系統等）是否希望與電子簽章系統串接？」
• 「有沒有希望流程自動化的部分？例如簽署後自動寄送給下一位簽署者、或推播到 LINE / Teams 通知？」
• 「是否有 IT 人員或第三方廠商會參與系統整合階段？」

第三層：人、決策與期望管理（Stakeholders & Risks）
重點：掌握決策結構、導入時程期望、使用者痛點與組織阻力

• 「這個電子簽章專案由誰主導決策？實際上操作的人與部門是哪些？」
• 「貴司理想中的導入時程是多久？希望什麼時候要開始試用、什麼時候正式上線？」
• 「在導入新工具方面，過去公司有遇過哪些阻力或式目前有哪些疑慮？（例如同仁排斥、不熟悉操作、流程卡關等）」
• 「目前最擔心的事情是什麼？我們可以從哪些面向協助降低這些風險？」

訪談之後，該畫押了

結束訪談後，你的筆記本或筆記軟體上應該寫滿了客戶的期待以及希望被解決的問題。身為 PM，下一步便是將這些零散的資訊整理成一份清楚的會議紀錄，並在會後寄發給所有與會者確認，以達成初步的共識，更甚一點，確認後附上交付確認單或需求確認單給客戶簽名。

而這份經過確認或簽名的文件，便是後續規劃所有功能的基礎，也是避免範疇潛變 (Scope Creep) 的一份有力武器。

總結來說，在專案的一開始，PM 的核心價值在於「問」，問對問題，並且去挖掘出客戶答案背後的真實需求，才能從功能提供者轉變為客戶信賴的解決方案顧問。

當我們問完問題，對客戶需求有清晰的輪廓後，下一個決策便緊接而來：到底該推薦客戶使用方便快速的雲端服務，還是安全可控的地端部屬方案呢？這兩個服務到底該如何選擇？明天就讓我們一起來看看。